Как грамотно контролировать сотрудников

Как грамотно контролировать сотрудников

Как нужно грамотно контролировать сотрудников? В чем состоит контроль и какие виды контроля бывают? Законно ли вообще контролировать сотрудников и если «да», то какой именно контроль не нарушает закона?


Главное правило успешного руководителя: «Без контроля – нет качества и результата».


Любой профессиональный руководитель прекрасно понимает, что контролировать сотрудников нужно ежедневно. Без контроля никак не обойтись. Ведь это и качественно произведенная работа, и финансовый успех (грамотное распределение задач, времени и ресурсов), и безопасность конфиденциальной информации (слив конкурентам, продажа, переманивание) и многое другое.


Зачем нужно контролировать сотрудников?

Контролировать нужно и офисных, и выездных на задания и удаленных сотрудников. Зачем? Чтобы знать, что они реально делают. Ведь многие компании «частные» и генеральный директор платит своим работниками «со своего кармана» и поэтому он должен знать «за что» – это его полное право.

Нужно понять одно – контролировать сотрудников нужно не потому, что Вы им не доверяете, и не потому, что они недобросовестные. А потому что так устроена природа человека – без контроля человек не будет нормально работать. Ни один человек не будет тратить лишние калории на то, что самому не очень нужно, да еще и никем не контролируется – запомните это раз и навсегда.

Лень – это врожденное чувство, которое заменяет усердие, если нет страха выживания. Пока человек находится на «грани», он будет усердно и старательно работать. Как только он почувствует, что ему ничего не угрожает, тут же включается «режим экономии ресурсов». Это не выдумка – это эволюция и с этим нужно смириться – это факт.

Поэтому, большинство офисных сотрудников прекрасно имитируют бурную деятельность на своем рабочем месте: перекладывают бумажки, смотрят в монитор, ходят туда-сюда по коридорам, постоянно о чем-то разговаривают по телефону.

И только каждодневный контроль позволит сотрудников «держать в тонусе» – узнают, уволят, снизят, оштрафуют, лишат зарплаты… только так люди начнут действительно работать, а не делать вид что работают. К большому сожалению, но это неоспоримая правда: «Нет контроля – нет результата!».

Так зачем нужно контролировать сотрудников? Для того чтобы персонал максимально эффективно использовал рабочее время, за которое ему платят деньги!


Что даст контроль над сотрудниками? Цель контроля.

Контролируемые сотрудники, зная о контроле, непроизвольно будут честно работать и не отлынивать от работы. Кроме того, они будут уверенным, что начальство по достоинствам оценит их старание и это рано или поздно скажется на их зарплате в лучшую сторону.

А если серьезно, то контроль над сотрудниками – это:

  • Мощная дисциплинарная мотивация для персонала.
  • Возможность видеть реальное положение дел в компании;
  • Корректировка работы сотрудников;
  • Своевременное выявление ошибок;
  • Мониторинг результата работы;
  • Быстрое принятие мер при отклонении от плана;
  • Возможность выявить перебежчиков (история браузера покажет, что сотрудник ищет работу);
  • Возможность выявить предателей (переписка и мониторинг фото покажет слив информации, если таковой имеется);
  • Своевременное пресечение ничегонеделанья (мониторинг переписки, звонков, веб-браузера);
  • Надежность компании в глазах сотрудников.

Главная и основная цель контроля работы сотрудников – выявлять, направлять, сопровождать – все для того, чтобы получить положительный результат всей деятельности. Чем меньше контроля, тем расслабленная атмосфера на производстве и чем больше сотрудники будут «садиться на шею» своему руководителю.


Главные правила контроля сотрудников

Контроль сотрудников должен быть грамотным, иначе нет смыла даже его начинать. Поэтому, прежде чем начать вводить контроль Вы должны быть уверенным, что у вас есть конкретный план действий, расписаны все функции, денежные, временные и человеческие ресурсы. Другими словами, у вас должен быть четкий план.

Правило 1. Мотивация для хорошей работы. Обязательно следует поощрять персонал (грамота, премия, дружеское похлопывание по плечу, благодарность в письменном или устном виде).

Правило 2. Принуждение к качественному исполнению заданий. Постоянный контроль над персоналом рано или поздно даст свои результаты – люди начнут делать свою работу действительно качественно!

Правило 3. Дисциплина не одноразовая, а постоянная. Контроль за сотрудниками должен быть настолько жестким, насколько низкая в вашей компании дисциплина. И контролировать работу сотрудников нужно постоянно, а не время от времени, только так вы действительно добьетесь дисциплины.


Как законно контролировать работу сотрудников?

Контроль за сотрудниками законен, если он не пересекает границы личного пространства работника и не нарушает неприкосновенность личных разговоров, переписок и всего, что касается личной жизни самого сотрудника.

Трудовой кодекс многих стран говорит, что работодатель имеет право требовать от работника исполнение обязанностей и соблюдения правил трудового распорядка. Что заниматься личными делами в рабочее время – незаконно и такие действия могут подвергаться наложению штрафа, а более серьезные нарушения, вплоть до увольнения.

Таким образом, контролировать работу сотрудников на рабочем месте в рабочее время – законно, так как это достояние организации и работодатель имеет право вести контроль деятельности работников, в том числе и с помощью программ-логгеров.

Отслеживать, при помощи специализированной программы, интернет-трафик, историю веб-браузера, почту, переписку и звонки, сделанные в рабочее время на рабочем месте – это законно.

Социальные сети относятся к личным перепискам, но если работник ведет переписку с клиентами через мессенджеры, то контроль за перепиской сотрудников тоже законен. После установки необходимо устно или письменно известить своих работников, что в целях улучшения качества работы их рабочие телефоны находятся на корпоративном контроле – см. Как законно следить за сотрудниками.


Как контролировать работу сотрудников?

Прежде всего, руководителю необходимо понять, какой именно контроль для его компании будет наиболее эффективным и экономически выгодным. Поэтому представляем различные варианты контроля, чтобы Вы сами выбрали для себя, как именно вы хотите контролировать работу персонала. Итак, как контролировать задачи сотрудников и их работу в целом.

1.Руководитель сам контролирует персонал

Так можно контролировать работу офисных сотрудников – заходить в кабинеты и лично проверять, чем они занимаются. Также в офисах можно распорядиться, чтобы сотрудники сидели спиной к двери, а компьютер или ноутбук был установлен монитором к двери. Это довольно эффективный контроль, но отнимает громадное количество времени у самого руководителя.

Но…когда начальство заходит в кабинет, а сотрудник разговаривает по телефону и начальство слышит, как сотрудник произносит: «Хорошо, я обдумаю Ваше предложение» или «Если Вы будете нам интересны, мы перезвоним Вам» и сразу же кладется трубка, то на 95% можно быть уверенным, что это была праздная болтовня с друзьями или родственниками.


2. Обзвон персонала по телефону

Существует старинный метод – ежедневный обзвон персонала, который действительно поможет контролировать задачи сотрудников.

Задаются вопросы о том, чем конкретно сейчас занимается сотрудник, какие у него задачи на сегодняшний день и на каком этапе их выполнения он находится в данный момент времени. Если сотрудник заикается и не сразу отвечает на поставленные вопросы, значит, он лжет и занимается не тем, о чем докладывает своему начальству. Такому сотруднику можно смело давать дополнительные задания.

Однако… «хитроумные» сотрудники готовятся к каждодневному обзвону заранее. Они оставляют список «очень важных» дел – позвонить, договориться, проверить, промониторить. На деле на этот весь список уйдет от силы 1 час рабочего времени. Но так голос уверенный, а список солидный, то руководитель остается довольным, что сотрудник занят и с большой вероятностью даст дополнительное задание другому сотруднику. Поэтому, таким образом контролировать задачи сотрудников не всегда рентабельно и эффективно.


3. Базовый контроль в менеджменте

Базовый контроль в менеджменте подразделяется на 3 этапа:

Начальный предварительный контроль. Нужен для того, чтобы правильно поставить задачу сотрудникам. На этом этапе проверяют количество сотрудников, выделенных на задание, денежные средства, время на его выполнение. А также насколько четко сотрудники поняли задачу и все ли готово к реализации данного задания.

Текущий контроль работы сотрудников. Особенно важно, если этот контроль будет постоянным. Начальство должно знать как выполняется поручение, соблюдаются ли сроки, нужна ли корректировка или переброс человеческих или денежных ресурсов на объекты. Очень важно на данном этапе обеспечить сотрудникам прямую связь с руководством, чтобы в случае каких-либо затруднений они спокойно могли к нему обратиться.

Итоговый контроль работы сотрудников. Цель данного этапа – проверить полученный результат и дать ему оценку. Оценка может производиться в любом приемлемом для начальства виде: грамоты, поощрения или денежной премии в случае положительного результата и наказания или штрафа в случае отрицательного. Кроме того, на итоговом контроле персонала анализируются ошибки, и рассматриваются методы их недопущения в дальнейшем.


4. Не тотальный контроль, а «контрольные точки».

Контролировать нужно с умом, и нельзя, если контроль будет тотальным, ежесекундным, выматывающим. Это может негативно сказаться как на психику самого руководителя, так и на психику сотрудника. Необходимо найти «контрольные точки», по которым можно судить о качестве проделанной работе на данном этапе. Например, не пробовать пельмень из каждой слепленной порции (закончится ожирением руководителя), а кинуть его вариться – если всплывет через определенное время, значит изделие сделано строго по рецепту.

Или как контролировать работу токаря? Там масса сложнейших этапов. Это правильно подобранный и заточенный инструмент, и выбранная скорость вращения, и правильно установленная глубина резки, и подача смазки, и выставление нужной температуры и т.п. Стоять «над душой» и контролировать работу токаря ежеминутно – это временные затраты, моральное истощение и вообще ненужное мероприятие. Нужно найти «контрольные точки», например, вес стружки, по которой можно сказать о качестве выполненной работы сразу нескольких этапов.


5. Контроль присутствия сотрудников на рабочем месте

Теперь поговорим о том, как контролировать приход и уход сотрудников. Хотим сразу обратить ваше внимание на тот факт, что это контроль, позволяющий видеть: во сколько пришли сотрудники на работу и во сколько с нее ушли. И больше ничего. Это узконаправленный контроль прихода и ухода сотрудников с рабочего места.

Терминалы – регистрируют вход на территорию организации по пропускам. Это удобный, но не всегда надежный контроль присутствия работников на рабочем месте. Можно отдать свой пропуск другому работнику, чтобы он за вас «отметился» в терминале.

Биометрические системы – надежное, но весьма дорогостоящее оборудование, определяющее работников по отпечаткам пальцев или контурам лица. Пройти «вместо» не получится. Но такие системы многим организациям «не по карману». Да и зачем их ставить, если в штате работает 10 человек или вход «чужих» на территорию здания не так уж и страшен.

Видеокамеры – устанавливаются по периметру территории, внутри помещений. Позволяет контролировать сотрудников внутри помещения. Это тоже позволит контролировать приход и уход сотрудников, но многие сотрудники против такой слежки. Особенно, если речь идет о ванных комнатах, душевых и раздевалках.


6. Контроль удаленных или выездных сотрудников

Установка видеокамер, терминалов и различных биометрических систем – это не только дорогостоящее мероприятие, но и очень узкое наблюдение. Камеру можно установить только в офисе, а терминалы только на входе. А тогда как контролировать удаленных сотрудников или сотрудников выезжающих на задания? Что делать в таком случае?

На помощь приходит специализированная программа Reptilicus, устанавливаемая на рабочие телефоны сотрудников. Данные с рабочих телефонов будут поступать на сервис в кабинеты. Доступ к кабинетам будет исключительно о начальства и его доверенного лица.

Защита полученных данных в кабинетах от утечки и взлома 100%-ная!

Таким образом, контролировать работу удаленных сотрудников при помощи нащей программы – удобно, надежно и выгодно!


Почему выгодно контролировать сотрудников через программу?

Во-первых, для покупки терминалов, видеокамер и биометрических систем нужны довольно большие деньги, а услуги сервиса Reptilicus в несколько раз сэкономят Ваши средства, которые Вы хотите выделить на контроль работы персонала.

Во-вторых, все вышеописанные методы (кроме ПО) – это локационный контроль, а программа – не имеет никакой географической привязки . Если видеокамеры могут контролировать сотрудников в офисе, то при помощи ПО контроль будет неограничен в пространстве.

В-третьих, программа устанавливается один раз, а контролировать сотрудников она будет ежедневно. Кроме того, оплачивается работа сервиса всего 1 раз в год.


Как контролировать сотрудников – программа для слежения

Как писалось выше, программа для контроля за сотрудниками Reptilicus, установливается на рабочие телефоны. После установки обязательно предупредить об этом весь персонал, который будет пользоваться этими телефонами.

Установив на рабочие телефоны нашу программу Reptilicus, руководитель будет:

  • видеть точное местоположение подчиненного (по команде);
  • видеть детальный маршрут за сутки или месяц;
  • отслеживать местоположение подчиненного по указанному периоду;
  • получать запись разговора с клиентами;
  • получать переписку с клиентами через СМС и мессенджеры;
  • удаленно включать запись окружения (для записи разговора с клиентом);
  • блокировать запись разговоров с личных номеров подчиненных;
  • блокировать приложения;
  • видеть поисковые запросы (контролировать сотрудников, работающих в Интернете);
  • и многое другое.

Таким образом, начальство будет всегда знать, где находится удаленный сотрудник, что он делает и чем занимается в свое рабочее время.

Контролировать можно все – что происходит на рабочих устройствах (телефонах, планшетах) сотрудников. Сложности вызывают разговоры. О том, как контролировать звонки сотрудников, которые они ведут с клиентами, но в тоже время не вести запись с их личных номеров (звонки с дома, супругов, детей, родственников), очень подробно написано в статье «Как законно следить за сотрудниками».

Теперь Вы знаете не только как правильно контролировать работу удаленных сотрудников, но и как делать это выгодно.

Коммерческое предложение от сервиса Reptilicus позволит Вам организовать контроль работы сотрудников на законном основании.


Все возникшие вопросы Вы можете задать нашим онлайн-консультантам.


Хотим оговориться, что изложенные взгляды не претендуют на исключительность и не распространяются на все случаи практики, это сугубо личное мнение автора, основанное на существующей практике.


Хотите грамотно контролировать сотрудников – программа Reptilicus поможет Вам!